Kaip išsaugoti „Excel“ skaičiuoklę kaip PDF failą

Kaip

AutoriusBenas Stocktonas

Paskutinį kartą atnaujinta2020 m. Balandžio 15 d

Nors tam tikrus failus galima lengvai konvertuoti į kitus formatus, tai netinka „Excel“ failams. Kol gali įterpti „Excel“ duomenis kitur tai nėra formatas, kuris gerai konvertuojamas į kitus dokumentų formatus, pvz., PDF.

Tai daugiausia lemia formatavimas. „Excel“ failai ir jų langelių tinklelio struktūra turi būti nustatyti taip, kad duomenis būtų galima pateikti neprarandant jų išdėstymo. Norėdami išsaugoti „Excel“ skaičiuoklę kaip PDF rinkmeną, tai turite padaryti.

Puslapio išdėstymo ir dizaino nustatymas programoje „Excel“

Nors puslapių išdėstymai ir paraštės „Excel“ paprastai nematomi, jie egzistuoja. Kadangi PDF yra dokumento formatas, kuriame pateikiamas turinys visuose puslapiuose, svarbu užtikrinti, kad jūsų „Excel“ duomenis būtų galima lengvai parodyti nepažeidžiant išdėstymo.

Štai kodėl „Excel“ puslapio išdėstymo keitimas yra pirmas dalykas, kurį turite padaryti, kad galėtumėte išsaugoti jį kaip PDF failą. Norėdami pradėti, atidarykite „Excel“ skaičiuoklę ir paspauskite 

Puslapio išdėstymas skirtukas juostos juostoje.

Čia galite nustatyti puslapio paraštes, orientaciją, dydį ir bendrą spausdinimo plotą. Visi keturi elementai gali paveikti tai, kaip jūsų „Excel“ failas bus rodomas konvertuojant į PDF.

Nors numatytosios puslapio paraštės turėtų būti priimtinos, paspauskite mygtuką Paraštės mygtuką ir išskleidžiamajame meniu pasirinkite vieną iš galimų parinkčių, jei norite jas pakeisti. Tai galite padaryti, jei norite mažiau (arba daugiau) laisvos vietos aplink duomenų kraštus.

Pagal numatytuosius nustatymus „Excel“ yra nustatytas į Portretas puslapio orientacija. Jei turite daug stulpelių, galbūt norėsite tai pakeisti Peizažas vietoj to.

Tai galite padaryti paspausdami mygtuką Orientacija mygtuką ir pasirinkdami vieną iš galimų parinkčių.

Puslapio dydis turės didžiausią įtaką tam, kiek „Excel“ duomenų galite sutalpinti viename puslapyje. Jie yra pagrįsti tipiškais fizinio popieriaus dydžiais.

Paspauskite Dydis mygtuką ir išskleidžiamajame meniu pasirinkite vieną iš puslapių dydžių. A4 daugeliu atvejų rekomenduojamas kaip bendras dydis, kad būtų galima spausdinti.

„Excel“ failų spausdinimo parinkčių nustatymas

Kada tu „Excel“ pasirinkite spausdinimo sritį, jūs nustatote langelius, kuriuos norite spausdinti. Jei tai nustatysite, galėsite pasirinkti duomenis, kuriuos norite išsaugoti PDF rinkmenoje, jei nuspręsite spausdinti tiesiai į PDF failą.

Pelėmis pasirinkite stulpelius ir eilutes, kurias norite pamatyti savo PDF faile. Pasirinkę duomenis spustelėkite Puslapio išdėstymas> Spausdinimo sritis> Nustatyti spausdinimo sritį.

Jei spausdinimo srityje turite daug duomenų (pavyzdžiui, su daugybe eilučių ar stulpelių), galite pakeisti, kiek jų rodoma viename puslapyje.

Pasirinkite eilutes ar stulpelius spausdinimo srityje, tada nustatykite Plotis arba Ūgis galimybės pagal Puslapio išdėstymas> Scale to Fit skyrius į 1 puslapis. Taip pat galite pakeisti bendrą mastelio procentą (erdvę, kurią spausdinimo sritis sunaudos puslapiui užpildyti), naudodami Skalė pateiktas parinkčių laukelis.

Taip pat galite atlikti tolesnius galutinio „Excel“ išdėstymo pakeitimus paspausdami Spausdinti plyteles mygtuką.

Viduje konors Puslapio nustatymai langą, pakeiskite bet kurią iš galimų parinkčių, išvardytų po Spausdinti ir Spausdinimo antraštės skyriai. Bet kokie pakeitimai bus įtraukti į galutinį konvertuotą „Excel“ į PDF dokumentą.

„Excel“ failo konvertavimas į PDF

„Excel“ failą galite konvertuoti į PDF dviem būdais.

Pirmiausia išsaugokite jį kaip PDF failą tiesiogiai - norėdami tai padaryti, paspauskite Failas> Išsaugoti kaip ir įsitikinkite, kad langelyje pasirinktas PDF Išsaugoti kaip tipą išskleidžiamasis meniu. Paspauskite Sutaupyti kai būsite pasiruošę.

„Windows“ vartotojai taip pat gali spausdinti į PDF failą, išsaugodami spausdintuvo išvestį faile, o ne spausdindami. Tai pritaikys daugelį aukščiau pateiktų spausdinimo parinkčių jūsų failui ir naudos jūsų nustatytą spausdinimo sritį. Tai yra geras pasirinkimas, jei norite tik dalį „Excel“ duomenų išsaugoti PDF faile.

Norėdami tai padaryti, paspauskite Failas> Spausdinti ir pasirinkite „Microsoft“ spausdinimas į PDF iš spausdintuvų sąrašo. Paspauskite Spausdinti kai būsite pasiruošę.

Viduje konors Išsaugoti spausdinimo išvestį kaip Pasirodžiusiame lange pasirinkite, kur norite išsaugoti failą, nurodykite failo pavadinimą, tada paspauskite Sutaupyti išsaugoti failą.

„Excel“ duomenų naudojimas kitur

„Excel“ skaičiuoklės išsaugojimas kaip PDF yra vienas iš būdų naudoti „Excel“ duomenis kitu formatu. Tai lengva padaryti įdėkite „Excel“ duomenis į „PowerPoint“, taip pat eksportuoti į kitą „Office“ programinę įrangą, pvz., „Word“.

Jūs taip pat galbūt sugebėsite nukopijuokite ir įklijuokite „Excel“ duomenis į kitus failus ir programinę įrangą, neprarandant formatavimo, nors jūsų rida gali skirtis.

Atsiliepimai

Kas yra asmeninis kapitalas? 2019 m. Apžvalga, įskaitant tai, kaip mes ją naudojame tvarkydami pinigus

Nesvarbu, ar pradedate nuo investavimo, ar esate patyręs prekybininkas, „Personal Capital“ turi kažką kiekvienam. Štai ...