Padidinkite „Outlook“ našumo darbo eigą naudodamiesi šiais patarimais

Naujokams ar profesionalams skirtoje „Microsoft Outlook“ yra daug funkcijų, kurias galite naudoti norėdami padidinti savo produktyvumą. Čia yra keletas esminių patarimų, kaip pagerinti jūsų darbo eigą ir produktyvumą naudojant „Outlook for Mac“, „Office 365“ ar žiniatinklio versijas.

Sąrankos taisyklės

Taisyklės gali padėti automatizuoti jūsų pranešimų valdymą, nesvarbu, ar tai blokuoja nepageidaujamą paštą, ar perkelia konkrečius pranešimus į aplanką. Pavyzdžiui, galėtumėte visus pranešimus iš savo viršininko perkelti į tam tikrą aplanką, todėl niekada jų nepraleisite. Naudodami visą „Outlook“ versiją galite sukurti gana sudėtingas taisykles.

Štai paprasta taisyklė, kai perkeliu pranešimus iš gavėjų aplanko. Pasirinkite gavėjo pranešimą, tada spustelėkite Namai skirtuką, tada spustelėkite Taisyklės> Kurti taisyklę.

Pažymėkite langelį Iš gavėjas tada patikrina Perkelkite elementą į aplanką. “ Pasirinkite esamą aplanką arba sukurkite naują. Pasirinkite jį ir spustelėkite Gerai. Galite paleisti taisyklę iškart arba vėliau. Yra taisyklės, kurias galite nustatyti norėdami gauti perspėjimas, kai gausite el. laišką iš konkretaus gavėjo arba žinutės su tam tikrais žodžiais. Patikrinkite kaip perkelti naujus pranešimus į tam tikrą aplanką.

Be to, išplėstinės taisyklės buvo pridėtos prie „Outlook.com“ prieš porą metų.

Naudokite spalvų kategorijas ir vėliavas

Naudokite funkciją Spalva ir kategorijos, kad padėtumėte suskirstyti prioritetus ir sutelkti dėmesį į tai, kas svarbu. Pasirinkite pranešimą ir spustelėkite meniu Kategorizuoti, tada pasirinkite tinkamą spalvą. Šias spalvas galite pritaikyti pagal tam tikrą reikšmę. Spustelėkite Kategorijos> Visos kategorijos > pasirinkite spalvą ir tada pervardykite. Taip pat galima priskirti klaviatūros komandas, kad galėtumėte greitai pažymėti pranešimą.

Stebėjimo vėliava taip pat gali padėti atsiminti pranešimus, į kuriuos turite žiūrėti, kai turite laiko. Kai pažymėsite el. Laišką, jis atsiras „To Do“ ir „Tasks“ sąrašuose, kad galėtumėte atsiminti, kad jame lankėtės.

Tvarkaraštis naudojant atidėtą pristatymą

„Outlook“ leidžia atidėti el. laiško pristatymą tam tikru dienos metu. Ši funkcija yra patogi, jei žinote, kad gavėjas negaus jūsų pranešimo iki nurodyto laiko. Jei žinote, kad vartotojas tikrina el. Paštą maždaug 3:00 ryto, sukurkite naują pranešimą, tada spustelėkite Atidėti pristatymą mygtukas po Galimybės. Atlikite tinkamus pristatymo parinkčių pakeitimus, pvz., Nepristatykite anksčiau data ir laikas.

Sukurkite paieškos aplanką

Paieškos aplankas yra galingas būdas sutvarkyti jūsų žinutes ir pritraukti šiek tiek nuojautos į gautuosius. Pavyzdžiui, galite sukurkite paieškos aplanką laiškams, kuriuos norite sekti, arba pažymėkite konkrečių žmonių, grupių ar sąrašų pranešimus.

Spustelėkite Aplankas skirtuką, tada spustelėkite Naujas paieškos aplankas tada pasirinkite paieškos aplanko, kurį norite sukurti iš vienos iš grupių, tipą. Pasirinkite pašto aplanką ir spustelėkite Gerai. Naršymo srityje sukuriamas paieškos aplankas. Bet kurias žinutes, kurias pasirenku tęsti, bus galima rasti ten, kur man jų prireiks.

Nustatykite nepageidaujamų el. Pašto filtrų lygį

Nepageidaujamas paštas gali sulėtinti produktyvių el. Pašto adresų naudojimąsi visą dieną. Naudodami „Outlooks“ šlamšto pašto filtrą, galite sumažinti jo poveikį. Spustelėkite skirtuką Pagrindinis, tada spustelėkite šlamšto meniu grupėje Ištrinti, tada spustelėkite Šlamšto el. Pašto parinktys.

Pirmiausia rekomenduoju pradėti nuo žemo nustatymo ir išsiaiškinti, kaip jis tinka jums. Jei nepageidaujami pranešimai yra per daug agresyvūs, galite pereiti prie aukštesnės parinkties. Jei filtras klaidingai pažymėtų svarbų pranešimą, aš palikčiau nepažymėtą parinktį Visam laikui ištrinti.

Sukurkite PST failo atsargines kopijas

„Outlook“ yra sistema ir ji taip pat gali sugesti. Tvarkinga asmeninio aplanko atsarginė kopija gali užtikrinti sklandų atkūrimą sugadinus, sugedus sistemai ar kilus nenumatytų problemų.

„Outlook“ duomenų failai (.pst), sukurti naudojant „Outlook 2013“ arba „Outlook 2016“, yra išsaugomi jūsų kompiuteryje Dokumentai \ „Outlook Files“ aplankas. Jei naujovinote „Outlook“ naudodami kompiuterį ar „Mac“, kuriame jau buvo duomenų failai, sukurti „Outlook 2007“ ar ankstesnėje versijoje, šie failai išsaugomi kitoje vietoje, paslėptame aplanke, esančiame C: \ Vartotojai \ vartotojas \ AppData \ Vietinis \ Microsoft \ Outlook.

„Offline“ duomenų failas (.ost) taip pat išsaugomas C: \ Vartotojai \ vartotojas \ AppData \ Vietinis \ Microsoft \ Outlook. Dauguma duomenų lieka serveryje; tačiau visi vietoje išsaugoti elementai turėtų būti kuriami. Pvz., „Kalendorius“, „Kontaktai“, „Užduotys“ ir visi aplankai, pažymėti tik vietiniu. Norėdami daugiau sužinoti apie PST aplankų kūrimą ir atsarginių kopijų kūrimą, peržiūrėkite šiuos straipsnius:

• Kaip sukurti PST aplanką „Outlook 2016“
• Sukurkite PST aplanką „Outlook 2013“
• Kas yra „Outlook PST“ aplankai ir kaip juos naudoti
• Pataisykite sugadintą PST aplanką „Outlook“

Galbūt jus taip pat domina kaip rasti laikiną „Outlook“ aplanką „OLK“.

Nustatyti atsakymus ne pagal biurą

Nesvarbu, ar didžiąją dienos dalį būsite išvykę iš darbo, ar per mėnesį atostogausite, nustatydami „Out of Office“ atsakymą, jūsų kontaktai galės pranešti, kad jūsų nėra. Naudojant Ne biuro padėjėjas sumažins daug garsų, esančių jūsų gautuosiuose, kai jie bando susisiekti su jumis be greito reagavimo. Tai taip pat sumažins jūsų gautų laiškų valymo darbą, kai grįšite. Spustelėkite Failas> Informacija> Automatiniai atsakymai.

Pažymėkite radijo langelį Siųsti automatinius atsakymus, tada apibrėžkite laikotarpį, kada norite išsiųsti šią konkrečią žinutę. Taip pat galite nusiųsti šią žinutę kolegoms tiek organizacijoje, tiek už jos ribų.

Jei naudojate „Outlook“, skirtą „iOS“, palieskite „Nustatymai“, tada - „Exchange Server“, tada - Automatiniai atsakymai. Įjunkite automatinių atsakymų funkciją ir įveskite suasmenintą pranešimą.

Pranešimų tvarkymas

„Outlook“ darbalaukio pranešimai gali būti stulbinantys ir atitraukti jus. Vienas iš variantų, kurį turite, yra juos išjungti. Norėdami juos nutildyti, dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite „Outlook“ piktogramą, esančią užduočių juostos pranešimų srityje, tada spustelėkite Rodyti naują el. Pašto darbalaukio įspėjimą. Jei norite senesnės „Outlook“ versijos, skaitykite mūsų straipsnį kaip išjungti "Outlook" darbalaukio įspėjimus.

„Outlook Mobile“ patarimai

Jei naudojate mobiliąją „Outlook“ versiją, pateikiame keletą patarimų, kuriuos galite naudoti norėdami išlikti produktyvūs keliaudami.

Persijunkite iš asmeninio ir darbo kalendoriaus.

Bakstelėkite skirtuką Kalendorius, tada - mėsainių meniu, tada - darbo ar asmeninis kalendorius.

Suplanuokite „Skype“ skambutį naudodami „iOS“ skirtą „Outlook“

Bakstelėkite Kalendorius, sukurkite naują, net įveskite įvykio pavadinimą. Bakstelėkite Žmonės, tada pridėkite žmonių, kuriuos norėtumėte pakviesti. Braukite žemyn ir įjunkite „Skype“ skambutis tada bakstelėkite „Skype Call“ nuorodą, įveskite aprašą, tada bakstelėkite padaryta. Norėdami baigti, palieskite Išsaugoti.

Siųsti prieinamumą

Sukurkite naują pranešimą ir bakstelėkite Kalendoriaus įvykis.

Bakstelėkite siųsti pasiekiamumą, pasirinkite tinkamą laiką, tada Baigta.

Atsiųskite savo pranešimą.

Naujausi „Outlook 2016“, skirto „Mac“, naujinimai pridėjo keletą naujų funkcijų. Patikrinkite mūsų straipsnis daugiau informacija apie tai, kaip galite panaudoti šias naujas funkcijas. Taip pat peržiūrėkite mūsų straipsnį su a „Outlook“ klaviatūros komandų sąrašas „Mac“ vartotojams.