Norėdami siųsti el. Laišką, pagrįstą langelio verte, naudokite „Google“ skaičiuokles

Kaip

AutoriusRyanas Dube'as

Paskutinį kartą atnaujinta2019 m. Sausio 15 d

Norėdami siųsti el. Laišką iš „Google“ skaičiuoklių, reikia naudoti „Google Apps“ scenarijų. Nesijaudinkite, jei anksčiau niekada nesukūrėte nei vieno „Google Apps“ scenarijaus, el. Laišką nusiųsti yra labai paprasta.

Šiame mokyme jūs sužinosite, kaip patikrinti langelio vertę „Google“ skaičiuoklės, o jei vertė viršija tam tikrą slenkstinę ribą, galite automatiškai išsiųsti įspėjamąjį el. laišką bet kuriuo jums patinkančiu el. pašto adresu.

Šį scenarijų galima naudoti labai įvairiai. Galite gauti perspėjimą, jei pardavimo ataskaitoje nurodytos dienos pajamos sumažėja žemiau tam tikro lygio. Arba galite gauti el. Laišką, jei jūsų darbuotojai savo projekto stebėjimo skaičiuoklėje praneš, kad jie per daug valandų išrašė sąskaitą klientui.

Nesvarbu, kokia programa, šis scenarijus yra labai galingas. Tai taip pat sutaupys laiko, kai turėsite stebėti skaičiuoklės atnaujinimus rankiniu būdu.

1 veiksmas: el. Laiško siuntimas naudojant „Google“ skaičiuokles

Prieš sukurdami „Google Apps“ scenarijų el. Laiškams siųsti iš „Google“ skaičiuoklių, jums taip pat reikės „Gmail“ el. pašto adreso, kurį „Google Apps Script“ turės prieigą, kad išsiųstų jūsų įspėjimo el. laiškus.

Taip pat turėsite sukurti naują skaičiuoklę, kurioje būtų el. Pašto adresas.

Tiesiog pridėkite vardo ir el. Pašto stulpelius ir užpildykite juos asmeniu, kuriam norite gauti įspėjimo el. Laišką.

Dabar, kai turite el. Pašto adresą, į kurį norite siųsti įspėjamąjį el. Laišką, laikas sukurti scenarijų.

Norėdami patekti į scenarijų rengyklę, spustelėkite Įrankiai, tada spustelėkite Scenarijaus redaktorius.

Pamatysite scenarijaus langą su numatytąja funkcija „myFunction“ (). Pervardykite tai į Siųsti laišką().

Tada įklijuokite šį kodą į „SendEmail ()“ funkciją:

// Gaukite el. Pašto adresą. var emailRange = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet (). getSheetByName („Sheet1“). getRange („B2“); var emailAddress = emailRange.getValues ​​(); // Siųsti perspėjimo el. Laišką. var message = 'Tai yra jūsų įspėjimo el. paštas!'; // Antras stulpelis. var subjektas = 'Jūsų „Google“ skaičiuoklės įspėjimas'; „MailApp.sendEmail“ (el. Pašto adresas, tema, žinutė);

Štai kaip veikia šis kodas:

• getRange ir „getValues“ ištraukia vertę iš langelio, nurodyto „getRange“ metode.
• var žinutė ir var subjektas apibrėžia tekstą, kuriame bus kuriamas jūsų įspėjamasis el. paštas.
• „MailApp.sendEmail“ funkcija pagaliau atlieka „Google“ scenarijų siuntimo el. paštu funkciją naudodama jūsų prijungtą „Google“ paskyrą.

Išsaugokite scenarijų spustelėdami diskas ir paleiskite ją spustelėdami bėgti piktograma (rodyklė dešinėje).

Atminkite, kad norint pasiekti „Google Script“ reikia leidimo savo „Gmail“ paskyrą siųsti el. laišką. Taigi pirmą kartą paleidę scenarijų, galite pamatyti tokį perspėjimą kaip žemiau.

Spustelėkite Peržiūrėkite leidimus, ir pamatysite kitą įspėjimo ekraną, kurį turėsite apeiti.

Šis įspėjimo ekranas yra dėl to, kad rašote tinkintą „Google“ scenarijų, kuris nėra registruotas kaip oficialus.

Tiesiog spustelėkite Pažengęs, tada spustelėkite Eiti į „SendEmail“ (nesaugu) saitas.

Tai reikės padaryti tik vieną kartą. Jūsų scenarijus bus paleistas, o el. Pašto adresas, kurį nurodėte skaičiuoklėje, gaus tokį el. Laišką, koks nurodytas žemiau.

2 veiksmas: vertės skaitymas iš langelio „Google“ skaičiuoklėse

Dabar, kai sėkmingai parašėte „Google Apps“ scenarijų, galintį išsiųsti įspėjamąjį el. Laišką, laikas šį įspėjamąjį el. Laišką padaryti veiksmingesnį.

Kitas žingsnis, kurį išmoksite, yra tai, kaip nuskaityti duomenų vertę iš „Google“ skaičiuoklės, patikrinti jų vertę ir išleisti iššokantį pranešimą, jei ši vertė yra didesnė ar mažesnė už viršutinę ribą.

Kad galėtumėte tai padaryti, „Google“ skaičiuoklėje, su kuria dirbate, turėsite sukurti kitą lapą. Kreipkitės į šį naują lapą „MyReport“.

Atminkite, kad D2 langelis yra tas, kurį norėsite patikrinti ir palyginti. Įsivaizduokite, kad norite kiekvieną mėnesį sužinoti, ar jūsų bendrieji pardavimai nukrito žemiau 16 000 USD.

Sukurkime „Google Apps“ scenarijų, kuris tai daro.

Grįžkite į scenarijų rengyklės langą spustelėdami Įrankiai ir tada Scenarijų rengyklė.

Jei naudojate tą pačią skaičiuoklę, vis tiek turėsite Siųsti laišką() funkcija ten. Iškirpkite tą kodą ir įklijuokite jį į užrašų knygelę. Jums to reikės vėliau.

Įklijuokite šią funkciją į kodo langą.

funkcija „CheckSales“ () {// Gauti mėnesio išpardavimų var monthSalesRange = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet (). getSheetByName („MyReport“). getRange („D2“); var monthSales = monthSalesRange.getValue (); var ui = SpreadsheetApp.getUi (); // Patikrinkite bendrus pardavimus, jei (mėnuoPardavimai <16000) {ui.alert ('Pardavimai per maži!'); } }

Kaip veikia šis kodas:

• Įkelkite vertę iš langelio D2 į mėnuoPardavimai kintamasis.
• IF pranešime mėnesio pardavimai ląstelėje D2 palyginami su 16 000 USD
• Jei vertė yra didesnė nei 16 000, kodas suaktyvins naršyklės pranešimų dėžutę su perspėjimu.

Išsaugokite šį kodą ir paleiskite jį. Jei jis veikia tinkamai, naršyklėje turėtumėte pamatyti šį įspėjimo pranešimą.

Dabar, kai turite „Google Apps“ scenarijų, galintį išsiųsti įspėjimą el. Paštu, ir kitą scenarijų, kuriuo galima palyginti a vertę iš skaičiuoklės, esate pasirengęs sujungti abu ir išsiųsti įspėjimą, užuot suaktyvinęs įspėjimą žinutė.

3 žingsnis: Sudėkite viską kartu

Dabar laikas sujungti du jūsų sukurtus scenarijus į vieną scenarijų.

Iki to laiko turėtumėte turėti skaičiuoklę su skirtuku „Sheet1“, kuriame yra įspėjimo el. Pašto gavėjas. Kitame skirtuke „MyReport“ yra visa jūsų pardavimo informacija.

Atgal į scenarijų rengyklę, laikas pritaikyti viską, ko išmokote iki šiol.

Pakeiskite visą scenarijų rengyklės kodą dviem savo funkcijomis, redaguotomis taip, kaip parodyta čia.

funkcija „CheckSales“ () {// Gauti mėnesio išpardavimų var monthSalesRange = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet (). getSheetByName („MyReport“). getRange („D2“); var monthSales = monthSalesRange.getValue (); // Patikrinkite bendrą pardavimą, jei (monthSales <16000) {// Gaukite el. Pašto adresą var emailRange = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet (). GetSheetByName ("Sheet1"). GetRange ("B2"); var emailAddress = emailRange.getValues ​​(); // Siųsti perspėjimo el. Laišką. var message = 'Šį mėnesį jūsų pardavimai buvo' + monthSales; // Antrasis stulpelis var subjektas = 'Alert Low Alert'; „MailApp.sendEmail“ (el. Pašto adresas, tema, žinutė); } }

Atkreipkite dėmesį į pakeitimus čia.

IF sakinyje tiesiog įklijuokite Siųsti laišką scenarijus „CheckSales“ () funkcija, teiginio skliausteliuose esanti.

Antra, susieti mėnuoPardavimai kintamasis iki el. laiško pabaigos naudojant + charakteris.

Liko tik kas mėnesį suaktyvinti „CheckSales“ () funkciją.

Norėdami tai padaryti, scenarijų rengyklėje:

1. Spustelėkite Redaguoti meniu elementą, tada spustelėkite Dabartinio projekto aktyvikliai.
2. Ekrano apačioje spustelėkite sukurkite naują trigerį.
3. Pasirinkite „CheckSales“ funkcija paleisti.
4. Keisti Pasirinkite įvykio šaltinį į laiko varomas.
5. Keisti Pasirinkite pagal laiką pagrįstą trigerio tipą į Mėnesio laikmatis.

Spustelėkite Sutaupyti užbaigti gaiduką.

Dabar kiekvieną mėnesį bus vykdomas jūsų naujas scenarijus ir bus palyginta bendra mėnesio pardavimo suma ląstelėje D2 iki 16 000 USD.

Jei jo bus mažiau, jis išsiųs įspėjamąjį el. Laišką, kuriame praneša apie mažą mėnesinį pardavimą.

Kaip matote, „Google Apps Scripts“ pakuoja daug funkcijų į mažą paketą. Turėdami tik keletą paprastų kodo eilučių, galite padaryti keletą nuostabių dalykų.

Jei norite eksperimentuoti dar šiek tiek, pabandykite pridėti 16 000 USD palyginimo limitą kitoje skaičiuoklės langelyje ir tada prieš lygindami perskaitykite tai į savo scenarijų. Tokiu būdu galite pakeisti ribą tiesiog pakeisdami vertę lape.

Koreguodami kodą ir pridėdami naujų kodo blokų, galėsite remtis šiais paprastais dalykais, kuriuos išmokote, kad galėtumėte sukurti nuostabius „Google“ scenarijus.