Kas yra „Outlook PST“ failai ir kodėl juos naudoti... ar ne?

Beveik visi, su kuriais bendrauju darbe, skundžiasi dėl jų įmonės el. Pašto paskyros dydžio. Paprastai tai nėra problema (bet žmonės vis tiek skundžiasi), nes dažniausiai pašto dėžutė artėja prie jos ribos el. pašto serveriai (pvz., Microsoft Exchange) įspės vartotoją, kad jie galėtų išvalyti pašto dėžutę prieš serveris vykdo jų dydžio apribojimai ribojant siuntimą / gavimą iš serverio.

Iki šiol viskas gerai ir Dandy iki to laiko... jūs einate atostogauti kelioms dienoms, tie įspėjimai apie el. Pašto dydį ateina ir išeina, o tada KABOOM !!! Jūsų pašto dėžutė yra pilna ir šiuo klausimu nebegalite siųsti ar gauti el. Laiškų iš savo mobiliojo telefono ar net OWA („Outlook Web Access“). Aš skambinau milijoną kartų. „My iPhone“ negali siųsti el. Laiškų. Pagalba!

• Taigi, ką daryti?
• Ar yra sprendimas šioms nepakankamo dydžio pašto dėžutėms?
• Ką turėčiau daryti prieš eidamas atostogauti?

Dabar aš jus supažindinu su liūdnai pagarsėjusia (pagal IT) „Outlook PST“ failas.

Kas yra „Outlook .PST“ failai?

• „Outlook Data Files“ arba „Microsoft Outlook .PST“ failus (nes jie yra labiau žinomi) gali būti kuriami naudojant „Microsoft Outlook“, jei norite perkelti ar nukopijuoti el. Laiškus ir priedus iš serverio pašto dėžutės paskyros į vietinį PC. Iš esmės tai yra vietinis archyvo ar saugyklos failas, kurį sukuriate, jei norite saugoti el. Laiškus ir priedus savo kompiuterio kietajame diske, USB diske ar serverio bendro naudojimo programoje (atsižvelgiant į tai, kur kuriate ir kur saugote).

Kiek galite išsaugoti „Outlook“ .PST failuose?

• Iki „Outlook 2003/2007“ .PST failai galėjo saugoti tik 2 gigabaitus el. Laiškus ir priedus. Naudojant „Outlook 2003“ ir „Outlook 2007“, pakeistas formatas leido .PST failams prireikus augti iki daugiau nei 20 gigabaitų dydžio, nebent numatytasis konfigūracija pakeista.
• Sąžiningai, neleisk jiems įsigyti 20 koncertų. Tai yra daug geresnė idėja .PST failus laikyti ne didesnius kaip keli koncertai. Jei jums reikia daugiau vietos atmintyje, sukurkite naują .PST failą, o ne sukurkite didelis .PST archyvai. Kuo didesni .PST failai, tuo didesnė tikimybė, kad bus sugadinta ir prarasta duomenų (be to, tuo sunkiau bus sukurti atsarginių blogų berniukų atsarginę kopiją.) Galite pridėti kuo daugiau .PST failų. failus į „Outlook Client“, kiek jums reikia, tiesiog logiškai atskirkite el. laišką keliuose .PST failuose, jei reikia saugoti daugiau nei kelis senus GIG el.
• PATARIMAS - Jei seniems el. Laiškams archyvuoti naudojate .PST failus, suspauskite juos, nukopijavę į juos visus senus duomenis. El. Paštas paprastai yra tik tekstas, todėl jis labai gražiai suspaudžiamas.

Kaip sukurti „Outlook“ .PST failus?

• Tai nesudėtinga, čia yra keli vadovai „Outlook 2007“, 2013 ir 2016.

Kodėl verta naudoti / kurti .PST failus? Privalumai?

Pašto dėžutės dydis

• Prisimeni šio straipsnio pirmą pastraipą? Daugelis el. Pašto administratorių riboja įmonių pašto dėžučių dydį. Kuo didesnė pašto dėžutė, tuo daugiau vietos diske jiems reikia, tuo daugiau reikia atsarginių kopijų ir kuo daugiau laiko reikia atsarginėms atsarginėms kopijoms kurti.
• Jei jūsų el. Pašto pakuotė (tokia kaip aš), 200 megabaitų pašto dėžutė jos tiesiog neišpjaustys. Štai kur patenka .PST failai. Tiesiog sukurkite .PST failą ir nuvilkite į jį savo el. Laišką. Jie veikia kaip įprastas „Outlook“ pašto dėžutės aplankas. Vilk ir numesk. Tai paprasta! Forumas>.
• Naujausios „Windows“ paieškos versijos indeksuoja jūsų pašto dėžutę IR visus vietinius .PST failus (konfigūruojami) kurios leidžia beveik akimirksniu pasiekti visus el. laiškus naudojantis paieškos funkcijomis, įmontuotomis „Microsoft“ „Outlook“.

Atsarginė kopija ir atkūrimas po nelaimių

• Jei neturite (arba nepasitikite) el. Pašto administratoriumi, kuris reguliariai darytų atsargines jūsų el. Pašto serverio atsargines kopijas, tada nukopijuokite el. Laišką (taip, jums nereikia MOVE mail for .PST files, taip pat galite nukopijuoti) į vietinį .PST failą yra greitas ir paprastas būdas užtikrinti, kad jūsų el. Paštas būtų atkuriamas serverio DR scenarijus.

Perkeliamumas

• Dėl .PST failų el. Paštas tampa nešiojamas. Pvz., Tarkime, kad norite perkelti el. Laiškus iš vienos pašto dėžutės į kitą. Pvz., Galbūt pakeisite darbą ir norite atsiųsti seną el. Laišką. O galbūt keičiate pagrindinius teikėjus. ARBA, galbūt norite nukopijuoti savo asmeninį ir darbo el. Laišką į .PST failą, laikyti jį mažame USB diske ir visada laikyti su savimi. Kaip jau sakiau, .PST failai palaiko paštą labai lengvai. Taip, taip ir yra GMAIL sąskaita, tačiau šis straipsnis nėra apie GMAIL :)

Saugumas

• Ar žinojai, kad beveik neįmanoma atsekti / patikrinti, ar tavo IT vaikinas / skyrius skaito tavo el. Laišką? „Slapto“ ar „konfidencialiojo“ el. Pašto perkėlimas iš el. Pašto / mainų serverio į vietinį .PST failą padidina saugos lygį.
• Pastaba: Daugelis IT skyrių turi galimybę paimti jūsų .PST failus, net nežinodami apie tai tiesiogiai iš kietojo disko. Dėl šios priežasties būtina naudoti papildomą apsaugą kompiuterio kietajame diske. Netrukus parašysiu straipsnį šia tema, tačiau kol kas pažvelk į tai tai straipsnis. Tai šiek tiek „GEEKY“, todėl netrukus tęsiu jo apžvalgą su straipsniu, kuriame paaiškinamos kelios galimybės apsaugoti .PST failus.

Kokie yra .PST failų naudojimo trūkumai?

Nuotolinis prisijungimas

• Kai paštas yra pajudėjo į .PST failą jis nebebus pasiekiamas serveryje naudojant nuotolinės prieigos programas, tokias kaip OWA ar mobiliuosius telefonus, kurie SYNC su jūsų pašto dėžute. Norėdami pasiekti .PST failų el. Paštą, turėsite naudoti visą „Microsoft Outlook Client“. Mažas USB diskas gali padėti tokiose situacijose. Tačiau tai vis tiek nėra taip patogu, kaip palikti el. Paštą serveryje.

Žmonės nepatiks jums ir gali prarasti darbą

• .PST failai laikui bėgant (atsižvelgiant į tai, kiek el. Laiškų gaunate ar saugote) gali užimti daug vietos jūsų vietiniame kompiuteryje arba „Server Share“, atsižvelgiant į tai, kur juos laikote. IT vaikinai nekenčia nieko, dėl ko jie gali dirbti bet ką, nebent tai kuria jų gyvenimo aprašymą, todėl įdėję daug duomenų, kur jiems reikės nusipirkti daugiau vietos diske, tai juos sutrikdo.
• Įmonių juridiniams ir daugumai įrašų tvarkymo skyrių nepatinka .PST failai, nes jie suteikia galutiniam vartotojui galimybę lengvai ignoruoti ar apeiti įmonės dokumentų saugojimo / naikinimo politiką.
• Įmonių informacijos saugos komandoms taip pat nepatinka .PST failai, nes, jei legalus jų kada nors paprašys susigrąžinti duomenis ieškiniui ar teismo šaukimui. PST failai gali padidinti duomenų kainą ir pastangas atsigavimas.

Sistemos ir smegenų veikla

• Kuo daugiau el. Laiškų, tuo daugiau el. Laiškų jums ir jūsų kompiuteriui reikia sekti ir tvarkyti.
• Kadangi daugiau el. Laiškų ir priedų indeksuojami naudojant „Windows“ paiešką (ar kitą el. Pašto / sistemos rodyklę), jūsų rodyklė bus didesnė, o jūsų paieškos užtruks ilgiau.

Taigi, tikiuosi, atsakiau į visus jūsų klausimus apie „Microsoft Outlook .PST“ failus ir apžvelgiau aukšto lygio privalumus ir trūkumus. Bet jei praleisčiau ką nors, maloniai parašykite komentarą arba paskelbkite savo klausimą mano tinklalapyje forumas.