10 patarimų, kaip sukurti socialinės žiniasklaidos politiką savo verslui: socialinės žiniasklaidos ekspertas

Politika. Tai gali būti nešvarus žodis, ypač socialinių tinklų bendruomenėse.

Kodėl? Blogai parašyta socialinės žiniasklaidos politika riboja, atbaido ir žeidžia socialinės žiniasklaidos įsitraukimą priešingas ko nori įmonės.

Tačiau Puiki socialinės žiniasklaidos politika palaiko, apsaugo ir įgalina aukštos kokybės įsitraukimą. Tai susiję su įgalinimu ir pasitikėjimu.

Kaip rašo Beth Kanter, „Pasitikėjimas yra pigesnis nei kontrolė.”

Šiame straipsnyje bus paaiškinta, kuo socialinės žiniasklaidos politika skiriasi nuo kitų politikos krypčių 10 patarimų, padėsiančių sukurti veiksmingą socialinės žiniasklaidos politiką.

Kodėl socialinės žiniasklaidos politika?

Socialinės žiniasklaidos politika skiriasi. Daugumoje politikų ir procedūrų dokumentuojame, ką darbuotojai turėtų daryti tam tikrose situacijose: „Jei taip atsitinka, darykite tai“. Socialinei žiniasklaidai negalima tiksliai žinoti, kokios situacijos gali kilti - ar daugeliu atvejų - kaip personalas turėtų su jais geriausiai elgtis. Kiekvienas socialinės žiniasklaidos tinklas ir santykiai yra unikalūs, o socialinės žiniasklaidos aplinka keičiasi kasdien.

Rizika yra neaiški. Teismai šiuo metu aiškina įstatymus socialinės žiniasklaidos srityje. Kol tas aiškinimo procesas bus subrendęs - ir tai užtruks metų – organizacijos veikia be galutinių nurodymų. Gali kilti tokių klausimų: darbuotojų ir (arba) klientų konfidencialumas, darbo santykių problemos, prekės ženklo naudojimas, nesusikalbėjimas, šlamštas ir kt.

Atsižvelgiant į neaiškią aplinką ir neaiškią riziką, kaip mes einame į priekį?

Internete yra šimtai socialinės žiniasklaidos politikos pavyzdžių. Jei ieškote atspirties taško, tikrai rasite idėjų čia ir čia.

Tačiau norint sukurti tinkamą politiką - tikrai veikia - mes privalome pirmiausia padėjo pagrindą.

Čia yra 10 strategijų, kurias galite įgyvendinti šiandien.

# 1: Surinkite savo komandą

Socialinės žiniasklaidos politikos negali rašyti vienas asmuo vienas. Tai turi būti unikali jūsų organizacijai ir idealiu atveju turėtų apimti daugelio skirtingų žmonių įgūdžių rinkinį.

Komandinis požiūris užtikrina, kad pagrindinės rizikos sritys būtų tinkamai valdomos ir kad visi ateityje kylantys iššūkiai būtų tinkamai sprendžiami.

Be darbuotojų, tiesiogiai susijusių su socialine žiniasklaida, potencialūs komandos nariai gali būti: generalinis direktorius, personalo direktorius, IT direktorius, rinkodaros / plėtros direktorius, programos / departamento direktorius, išmanantis socialinių tinklų advokatas ir bent vienas skaitmeninis gimtoji.

Nesijaudinkite, ne kiekvienas šios komandos narys turi žinoti apie intymias jūsų socialinės žiniasklaidos veiklos detales. Pagalvokite apie tai taip: jei kiltų krizė, kokią informaciją jūsų komanda turi turėti (apie socialinę žiniasklaidos ir teisinius kraštovaizdžius, taip pat jūsų organizaciją ir vertybes), kad galėtumėte tinkamai reaguoti į socialinius klausimus žiniasklaida?

# 2: sutelkite dėmesį į kultūros kūrimą

Socialinė žiniasklaida yra organiška. Jis keičiasi kiekvieną dieną. Biurokratinė politika greičiausiai nebus sėkminga. Užtat norime inovacijų, dalijimosi idėjomis, problemų sprendimo ir kūrybiškumo kultūros. Tarp vidinės organizacijos kultūros ir politikos yra tiesioginis ryšys. Tiesą sakant, politika, kurią rašome, formuoja mūsų kultūrą.

Rašydami savo politiką, įtraukti procesus, kurie sustiprina vertinimo ir mokymosi kultūrą. Štai keli svarstytini klausimai:

• PSO yra jūsų socialinės žiniasklaidos komandoje?
• Kaip daznai ar jie susitinka?
• Kaip yra sprendžiamos problemos / iššūkiai ir kas?
• Kaip tu dokumentų grupės mokymasis?
• Kaip mes įvertinti mūsų sėkmę ir pasimokyti iš mūsų nesėkmių?

Savo politikoje galite pripažinti socialinių tinklų kultūrines vertybes - skaidrumą, nuoseklumą, ryšį, kūrybiškumą ir operatyvumą. Turint omenyje šias vertybes, kurti procesus, akcentuojančius mokymą, palaikymą ir vertinimą.

Jei socialinės žiniasklaidos kultūros samprata jums yra nauja, patikrinkite 26 Perspektyvi socialinės žiniasklaidos statistika smulkioms įmonėms. Tai suteikia puikią socialinės žiniasklaidos peizažo apžvalgą ir kodėl tai daro įtaką verslui.

# 3: Apsvarstykite teisinius padarinius, įskaitant Nacionalinę darbo santykių peržiūros tarybą (NLRB)

Daugelis teismo bylų, susijusių su socialine žiniasklaida, yra darbo santykių problemos. Nacionalinis darbo santykių įstatymas (NLRA) buvo priimtas visų pirma siekiant apsaugoti darbuotojų teises organizuotis.

Tradiciškai darbuotojų organizavimas vyko asmeniškai arba telefonu. Atsiradus socialinei žiniasklaidai, tai vyksta ir internete. Nesvarbu, ar darbuotojai yra profsąjungos nariai, ar ne; jie turi teisę aptarti įdarbinimo sąlygas su kolegomis.

Tai reiškia, kad net atsitiktinis „Facebook“ pokalbis apie darbo sąlygas gali būti apsaugotas pagal NLRA. Kiekviena situacija yra skirtinga, tačiau esmė yra tokia: labai atsargiai pasakykite darbuotojams, ką jie gali ir ko negali daryti savo asmeninėse socialinės žiniasklaidos svetainėse. Ši kalba gali greitai atsiliepti.

2011 m. Rugpjūčio mėn NLRB išleido atmintinę 14 iš šių atvejų. Šioje atmintinėje buvo pateikti atvejų paaiškinimai ir priimtų sprendimų motyvai. Aš labai rekomenduoju darbdaviams perskaitykite šią atmintinę ir pasidalykite ja su visais iš socialinės žiniasklaidos komandos.

# 4: Atskirkite bendrą politiką nuo konkrečios svetainės gairių

Socialinių tinklų peizažas keičiasi kiekvieną dieną. Jei jūsų politika siaurai orientuota į konkrečią socialinės žiniasklaidos svetainę, ji gana greitai pasens. Apskritai politika turėtų sutelkti dėmesį į bendrą vaizdą: kas ką daro (vaidmenys ir atsakomybė), bendra apžvalga, kaip jie gali / negali tai padaryti (įstatymų laikymasis ir prekės ženklo naudojimas, pavyzdžiui) ir kodėl mes apskritai tai darome (tikslas ir vertybės).

Galima sukurti atskiras rašytines gaires, kad būtų užfiksuota smulkmena tam tikros socialinės žiniasklaidos svetainės specifikai. Šios gairės nepaprastai padeda darbuotojų kaitos atveju. Procesas gairių rengimas taip pat padeda darbuotojams geriau suprasti ir paaiškinti, ką ir kaip daro.

# 5: Neišradinėk rato iš naujo

Tikėtina, kad jau turite daug vidinės politikos, kuri taikoma socialinės žiniasklaidos veiklai. Tai apima privatumo, sutikimų dėl nuotraukų, interneto naudojimo, mobiliojo telefono naudojimo ir daugelio kitų politiką.

Tu gali nurodykite šią politiką savo socialinės žiniasklaidos politikoje, ypač atkreipdamas dėmesį į visus taikymo skirtumus, kurių gali prireikti naudojant socialinę žiniasklaidą.

Pavyzdžiui, jūsų mobiliojo telefono naudojimo politikoje šiuo metu gali nebūti aptarinėjamos nuotraukos iš mobiliojo telefono kamerų. Ačiū geografinis žymėjimas, mobiliųjų telefonų darytose nuotraukose beveik visuotinai yra skaitmeninis kodavimas, kuris išduoda tikslią jūsų vietą nuotraukos data ir laiku. Jei įkelsite mobiliojo telefono kamera padarytą nuotrauką į savo socialinės žiniasklaidos svetaines, galbūt pateiksite daugiau informacijos nei reikia.

Socialinės žiniasklaidos politika gali į tai atsižvelgti reikalaudama darbuotojų naudokite programinę įrangą, kad pašalintumėte geografinio žymėjimo informacijos nuotraukas, kol nuotraukos bus paskelbtos.

# 6: Įtraukite išorės taisykles

Dauguma teisinių reglamentų (įskaitant HIPAA, FERPA, sąžiningą užimtumą ir kt.) Galioja internete ir neprisijungus. Naudokitės socialinės žiniasklaidos politika, kad primintumėte darbuotojams, jog šių taisyklių reikia laikytis. Kur įmanoma, pateikite aiškių pavyzdžių, kokie elgesio tipai yra nepriimtini.

P.S.: Tai tinkamas metas apgalvoti jūsų įmonės atitikties mokymus. Socialinė žiniasklaida veikia beveik visus mūsų gyvenimo ir verslo aspektus. Jei jūsų mokymai apie privatumą, konfidencialumą, prekės ženklo naudojimą ir kt. Šiuo metu neaptaria socialinės žiniasklaidos, laikas juos įtraukti.

# 7: sukurkite dvi strategijas

Tai laikoma geriausia praktika turi dvi socialinės žiniasklaidos strategijas: vieną darbuotojams, naudojantiems socialinę žiniasklaidą savo darbui, ir kitą darbuotojams, naudojantiems socialinę žiniasklaidą asmeniniame gyvenime.

Pirmoji politika, orientuota į su darbu susijusią veiklą, turėtų aprėpti viską, ką čia aptarėme: apibrėžti savo komandą, suformuluoti vaidmenis ir atsakomybę, prekės ženklo gaires ir paaiškinti, kokios vidaus ir išorės politikos turi būti laikomasi.

Antroji politika, orientuota į darbuotojus, naudojančius socialinę žiniasklaidą asmeniniame gyvenime, turėtų suteikti darbuotojams informacijos apie tai, ką jie gali ir ko negali pasakyti apie jūsų įmonę asmeninėje svetainėje.

Kai kurios organizacijos, įskaitant karines organizacijas ir sveikatos apsaugą, to norės labai tiksliai pasakykite apie tai, ko darbuotojams neleidžiama dalytis internete.

Pavyzdžiui, komercinės paslaptys, informacija apie klientus ir netgi darbuotojų buvimo vieta gali būti griežtai konfidenciali. To norės kitos organizacijos skatinti darbuotojus veikti kaip prekės ženklo ambasadoriai. Kai kurie netgi siekia patarimų, kaip kalbėti apie įmonę internete. Vis dėlto norėtumėte, kad jūsų darbuotojai tai padarytų aptarkite (arba neaptarkite) savo įmonę internete, duokite jiems patarimų.

Du atsargumo žodžiai: 1) Pavojinga reikalauti, kad darbuotojai naudotųsi savo asmeninėmis socialinės žiniasklaidos paskyromis, kad prisijungtų prie jūsų įmonės internete. Jie gali nuspręsti tai padaryti, bet tegul tai būna jų pasirinkimas. Paskutinis dalykas, kurio nori bet kuris vadovas, yra sužinoti daugiau apie darbuotojo privatų gyvenimą, nei jis / ji turi žinoti. 2) Prieš rašydami politiką, perskaitykite 3 patarimą ir Nacionalinės darbo santykių peržiūros tarybos atmintinę. Tai gali jums sutaupyti daug galvos skausmo kelyje.

# 8: Pabrėžk švietimą

Ribos tarp asmeninio ir profesinio gyvenimo neryškios. Dauguma darbuotojų iki galo nesuvokė iššūkių, kurie gali kilti dėl sumažėjusio privatumo. Senas posakis buvo: „Kas vyksta Vegase, tas lieka Vegase“. Šiandien tikslesnis pareiškimas yra „Kas vyksta Vegase, lieka„ Facebook “.“

Kai skaitau teismo bylas, kurios išlenda apie socialinę žiniasklaidą, man atrodo, kad daugelis atvejų kyla iš darbuotojo nežinojimo, o ne nuo piktumo. Daugelis darbuotojų nėra iki galo apgalvoję savo kibernetinio elgesio pasekmių. Teikdami kibernetinės saugos mokymą savo darbuotojams, darbdaviai užkerta kelią problemoms dar neprasidėjus.

Lygiai taip pat, kaip jūs turite dvi politikos kryptis: vieną, susijusią su darbu, ir kitą, skirtą darbuotojams, naudojantiems socialinę žiniasklaidą asmeniniame gyvenime, darbuotojų mokymas taip pat gali vykti dviem būdais:

• Teikti su darbu susijusius mokymus darbuotojams, užsiimantiems socialine žiniasklaida organizacijos vardu. Nuolat vykdomi reguliarūs mokymai padeda išlaikyti jūsų organizacijos aktualijas ir suteikia darbuotojams galimybę užmegzti ryšius su kitais šioje srityje.
• Išmokykite visus darbuotojus apie interneto saugumą. Šis mokymas gali apimti, kaip apsisaugoti nuo elektroninių nusikaltimų ir kaip sukurti ir apsaugoti mūsų reputaciją internete.

Kalbant apie atsakingą kibernetinį elgesį, darbdaviai turi unikalią galimybę mokytis, o ne įgalioti. Šis įsipareigojimas parodo pagarbą darbuotojams. Darbuotojai jaučiasi vertinami, patikimi ir įkvėpti. Nauda yra visiems.

9: Paprašykite teisininko peržiūrėti politiką

Teisinė konsultacija yra kritinė. Lengva suklysti, ypač darbo santykių srityse. Įsitikinkite, kad jums paklauskite teisininko, turinčio patirties šioje srityje - jūsų mokesčių advokato draugas nebus labai naudingas.

Teisinė peržiūra gali būti brangi; tačiau teismo procesas būtų eksponentiškai brangesnis.

# 10: Neleisk, kad jis surinktų dulkes

Kibernetinė aplinka dažnai keičiasi. Socialinės žiniasklaidos politika turėtų būti peržiūrima bent kas pusmetį. Tegul visi komandos nariai atskirai ir po to peržiūrės politiką.

Paklauskite savęs, ar tai vis dar aktualu? Ar tai padeda mums atlikti savo darbus? Kaip pastaruoju metu pasikeitė socialinės žiniasklaidos aplinka? Ar yra teisinių atnaujinimų, kurie galioja?

Socialinės žiniasklaidos politika nėra pati įdomiausia socialinės žiniasklaidos dalis; tačiau, jei jie yra gerai išvystyti, jie gali palaikyti, suteikti daugiau galimybių ir įdarbinti darbuotojus, nes jie savo ruožtu įtraukia jūsų klientus.

Kokios jūsų mintys? Koks jūsų geriausias patarimas įmonei, rašančiai socialinės žiniasklaidos politiką? Savo klausimus ir komentarus palikite žemiau esančiame laukelyje.