67
Peržiūros
Kaip sukurti ir naudoti automatinio teksto įrašus „Microsoft Word“
„Microsoft“ Biuras Microsoft Word „Microsoft“ / / March 19, 2020
AutoriusLori Kaufman
Paskutinį kartą atnaujinta
Ar pavargote „Word“ pakartotinai įvesti tuos pačius teksto blokus? Sutaupykite laiko naudodami automatinio teksto įrašus „Word“. Saugokite įprastus teksto blokus, kuriuos įvedate pakartotinai.
Ar pavargote „Word“ pakartotinai įvesti tuos pačius teksto blokus? Jei dažnai rašote tokius dalykus kaip įmonės pavadinimas ir adresas ar teksto pastraipos, būdingos daugeliui jūsų kuriamų dokumentų tipų, automatinis tekstas „Word“ yra jūsų draugas.
Galite saugoti teksto blokus automatinio teksto įrašuose ir keliais paprastais būdais įterpti juos į bet kurį „Word“ dokumentą. Šiandien jums parodysime, kaip sukurti, redaguoti ir ištrinti automatinio teksto įrašus, ir keletą būdų, kaip lengvai įterpti juos į bet kurį „Word“ dokumentą.
Parodykite pastraipų ženklus savo dokumente
Jei norite, kad visos pastraipos, įskaitant paskutines, būtų suformatuotos kartu su tekstu „AutoText“ įraše, pasirinkite paskutinės pastraipos žymę. Kiekvienos pastraipos pabaigoje esantis pastraipos ženklas išsaugo tos pastraipos formatą. Jei pritaikėte bet kokį simbolių formatavimą, pvz., Paryškintą ar kursyvą, jis automatiškai išsaugomas automatinio teksto įraše.
Jei dokumente nematote pastraipų žymių, spustelėkite Namai skirtukas. Viduje Pastraipa skiltyje spustelėkite pastraipos simbolį. Dabar galite pamatyti paskutinės pastraipos ženklą ir jį pasirinkti.
Sukurkite naują automatinio teksto įrašą
Norėdami sukurti naują automatinio teksto įrašą, pasirinkite tekstą, kurį norite įtraukti į automatinio teksto įrašų kolekciją. Arba, jei neturite teksto, įveskite tekstą dokumente ir pasirinkite jį.
Ant Įdėti skirtuką, spustelėkite Greitos dalys viduje Tekstas skyrius. Tada perkelkite pelę virš automatinio teksto ir pasirinkite Išsaugokite pasirinkimą automatinio teksto galerijoje iš submeniu.
„AutoText“ galerijoje galite pamatyti kitus elementus, pvz., elementus, kuriuos nukopijavote į „Spike“.
Pastaba: Taip pat galite pastebėti Išsaugoti pasirinkimą „Greitųjų dalių galerijoje“ parinktį galite rasti apačioje Greitos dalys Meniu. Ši parinktis prideda pasirinktą tekstą kaip greitų dalių įrašą, o ne kaip automatinio teksto įrašą. „Quick Parts“ ir „AutoText“ įrašai yra ir pagrindiniai elementai, ir abu kaupia tekstą vėlesniam naudojimui. Įrašą galėtumėte išsaugoti kaip greitąją dalį, tačiau šiame straipsnyje dirbsiu su automatinio teksto įrašais.
Kadangi automatinio teksto įrašai yra pagrindiniai elementai, Sukurkite naują pastato bloką pasirodo dialogo langas.
Įveskite unikalų vardas skirtas „AutoText“ įrašui. Vėliau šiame straipsnyje parodysime, kaip įvesti automatinio teksto įrašą dokumente tiesiog įvedus keletą simbolių. Norėdami tai padaryti, turite padaryti automatinio teksto įrašo vardo pradžią kitokią nei kiti automatinio teksto įrašai. Jei tai patinka kitų įrašų pavadinimams, turėsite įvesti daugiau simbolių, todėl „Word“ žino, kurį įrašą norite įterpti.
Įsitikinkite, kad išskleidžiamajame galerijos sąraše pasirinktas automatinis tekstas. Tai turėtų būti numatyta.
Generolas yra pasirinktas pagal numatytuosius nustatymus Kategorija Pasirinkimu sarasas. Iš pradžių tai yra vienintelis pasirinkimas ir mes pasirinksime Generolas kategorija mūsų pavyzdyje. Bet pasirinktinę kategoriją galite sukurti pasirinkę Sukurti naują kategoriją nuo Kategorija Pasirinkimu sarasas. Įveskite pasirinktinės kategorijos pavadinimą Sukurti naują kategoriją dialogo langas ir spustelėkite Gerai. Nauja kategorija pridedama ir automatiškai pasirenkama Kategorija Pasirinkimu sarasas.
Galite įvesti a apibūdinimas automatinio teksto įrašui, jei jis padeda paaiškinti, kam skirtas įrašas. Jei įrašas yra savaime suprantamas, jums nereikia įvesti aprašymo.
Automatinio teksto įrašai išsaugomi šablonuose, o ne dokumentuose. Tokiu būdu jie yra prieinami bet kuriame dokumente, remiantis šablonu, kuriame jie išsaugoti. Normalus šablonas yra numatytasis pasirinkimas Išsaugoti išskleidžiamasis sąrašas. Galite išsaugoti automatinio teksto įrašus tinkintuose šablonuose, tačiau mes sutiksime su numatytuoju, jei norite išsaugoti naują įrašą šablone „Normal.dotm“.
Pastaba: Norėdami išsaugoti automatinio teksto įrašą tinkintame šablone, jis turi būti atidarytas, kad jį būtų galima naudoti Išsaugoti Pasirinkimu sarasas.
Pagaliau yra keletas Galimybės pasirinkti iš:
- Norėdami įterpti automatinio teksto įrašą savo dokumento puslapyje, pasirinkite Įdėkite turinį į savo puslapį. Tai pašalins automatinio teksto įrašo tekstą nuo likusio dokumento su puslapių pertraukomis.
- Jei norite įterpti „AutoText“ įrašą į savo pastraipą, net jei žymeklis yra pastraipos viduryje, pasirinkite Įdėkite turinį į savo pastraipą.
- Pasirinkite visą kitą turinį Įterpkite tik turinį.
Spustelėkite Gerai.
Kai uždarote paskutinį atidarytą „Word“ dokumentą, gali būti rodomas šis dokumentas, jei turite parinktį, kuri paragins jus išsaugoti įprastą šabloną.
Spustelėkite Sutaupyti norėdami išsaugoti „Normal.dotm“ šabloną su pridėtu automatinio teksto įrašu.
Pastaba: Jei „Word“ neprašo išsaugoti įprasto šablono, kai jį keičiate, skaitykite toliau, kad įjungtumėte parinktį.
Jei negaunate aukščiau esančio dialogo lango ir norite būti paprašytas išsaugoti įprastą šabloną, kai jį pakeisite, eikite į Failas> Parinktys> Išplėstinis. Viduje Sutaupyti skyriuje dešinėje, pažymėkite Paraginkite prieš išsaugodami įprastą šabloną dėžė. Spustelėkite Gerai.
Iš skirtuko Įterpti įterpkite automatinio teksto įrašą
Yra keli paprasti būdai, kaip įterpti automatinio teksto įrašą į „Word“ dokumentą. Vienas iš būdų yra naudoti Greitos dalys mygtuką.
Viduje Tekstas skyrius Įdėti skirtuką, spustelėkite Greitos dalys.
Perkelkite pelę virš „AutoText“ meniu ir spustelėkite automatinio teksto įrašą, kurį norite įterpti iš submeniu.
Įterpkite automatinio teksto įrašą naudodami automatinį užbaigimą
Kitas būdas įterpti automatinio teksto įrašą yra pradėti rašyti automatinio teksto įrašo pavadinimą. Nedidelis iššokantis ekranas rodo atitinkamo „AutoText“ įrašo dalį ir nurodo jums paspausti Įveskite įterpti. Paspauskite Įveskite norėdami įterpti įrašą dokumente ant žymeklio. Taip pat galite paspausti F3 įterpti atitikimo įrašą.
Į jūsų dokumentą įterpiamas automatinio teksto įrašo turinys, įskaitant originalų formatavimą ir eilučių pertraukas.
Jei nematote automatinio užbaigimo pasiūlymo, kai pradedate rašyti automatinio teksto įrašo pavadinimą, parinktis Rodyti automatinio užbaigimo pasiūlymus neįgalinama.
Norėdami įjungti parinktį, eikite į Failas> Parinktys> Išplėstinis.
Viduje Redagavimo parinktys skyrių, patikrinkite Rodyti automatinio užbaigimo pasiūlymus dėžė.
Spustelėkite Gerai.
Dabar jūs turėtumėte pamatyti automatinio teksto įrašą, kai pradėsite rašyti jo pavadinimą. Paspauskite Įveskite įterpti.
Pridėkite automatinį tekstą prie greitosios prieigos įrankių juostos
Galite lengviau ir paprasčiau įterpti automatinio teksto įrašus pridedant mygtuką „AutoText“ prie greitosios prieigos įrankių juostos.
Spustelėkite greitosios prieigos įrankių juostos rodyklę žemyn ir pasirinkite Daugiau komandų.
Greitosios prieigos įrankių juosta ekranas rodomas Žodžių parinktys dialogo langas.
Pasirinkite Visos komandos nuo Pasirinkite komandas iš Pasirinkimu sarasas.
Tada kairiajame sąraše pasirinkite Automatinis tekstas ir spustelėkite Papildyti norėdami įtraukti automatinio teksto mygtuką į sąrašą dešinėje.
Spustelėkite Gerai.
Norėdami įterpti automatinio teksto įrašą, spustelėkite greitosios prieigos įrankių juostos mygtuką Automatinis tekstas ir spustelėkite meniu įrašą.
Sukurkite automatinio teksto įrašo nuorodą
Jei norite naudoti klaviatūrą, galite pridėti savo sukurto „AutoText“ įrašo spartųjį klavišą.
Dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite juostelę ir pasirinkite Pritaikykite juostelę.
Tinkinkite juostelę ekranas Žodžių parinktys pasirodo dialogo langas.
Kairėje esančio komandų sąrašo apačioje spustelėkite Pritaikyti šalia Klaviatūros nuorodos.
Viduje Kategorijos dėžutė Tinkinkite klaviatūrą dialogo lange pasirinkite Statybiniai blokai.
Tada pasirinkite automatinio teksto įrašą Statybiniai blokai dėžutė dešinėje. Pvz., Mes pasirenkame automatinio teksto įrašą Mano adresas.
Užveskite žymeklį į Paspauskite naują klavišą langelį ir paspauskite norimą naudoti klaviatūros klavišą.
Spustelėkite Paskirti.
Jūsų nuoroda pridedama prie Dabartiniai raktai dėžė.
Spustelėkite Uždaryti.
Spustelėkite Gerai ant Žodžių parinktys dialogo langas, kad jį uždarytumėte.
Dabar galite naudoti savo naująjį spartųjį klavišą, kad įterptumėte automatinio teksto įrašą.
Pakeiskite automatinio teksto įrašo turinį
Ką daryti, jei reikia pakeisti sukurtą automatinio teksto įrašą? Galbūt jūs persikėlėte ir jums reikia pakeisti adresą „AutoText“.
Pirmiausia įveskite naują pakeistą įrašą naujame arba esamame „Word“ dokumente. Tada, jei norite išlaikyti formatavimą, pažymėkite jį paskutinės pastraipos ženklu.
Ant Įdėti skirtuką, spustelėkite Greitos dalys viduje Tekstas skyrius. Tada perkelkite pelę virš automatinio teksto ir pasirinkite Išsaugokite pasirinkimą automatinio teksto galerijoje iš submeniu apačios.
Ant Sukurkite naują pastato bloką dialogo lange įveskite tą patį pavadinimą vardas langelį kaip esamą automatinį tekstą, kurį norite pakeisti.
Spustelėkite Gerai.
Spustelėkite Taip kai jūsų paklaus, ar norite iš naujo apibrėžti pastato įrašą.
Dabar atnaujintą automatinio teksto įrašą galite įterpti į bet kurį naują ar esamą „Word“ dokumentą.
Pastaba: Pakeitus automatinio teksto įrašą, NEGALITE pakeisti to įrašo, kur jį jau įdėjote. Pakeistas automatinio teksto įrašas naudojamas tik tada, kai jį įterpiate pakeitę.
Redaguokite esamo automatinio teksto įrašo ypatybes
Be automatinio teksto įrašo turinio pakeitimo, taip pat galite pakeisti automatinio teksto įrašo ypatybes, tokias kaip jo kategorija ir aprašymas bei kuriame šablone jis išsaugotas.
Norėdami redaguoti automatinio teksto įrašo ypatybes, spustelėkite Greitos dalys viduje Tekstas skyriuje „Įterpti“ ir pasirinkite Statybinių blokų organizatorius.
Ant Statybinių blokų organizatorius dialogo lange pamatysite visą sąrašą visų galimų elementų su vardas iš kiekvieno, ir kuris Galerija, Kategorijair Šablonas kiekvienas yra Jie išvardyti abėcėlės tvarka Galerija, kuris apibūdina kiekvieno bloko tipą.
Sąrašo viršuje rasite automatinio teksto įrašus. Pasirinkite tą, kurio savybes norite pakeisti, tada spustelėkite Redaguoti ypatybes.
Modifikuoti pastato bloką Parodomas dialogo langas su tomis pačiomis parinktimis kaip ir Sukurkite naują pastato bloką dialogo langas, kurį naudojote kurdami automatinio teksto įrašą.
Atlikite visus norimus pakeitimus Galerija, Kategorija, apibūdinimas, Išsaugotiir Galimybės laukai. Žr Sukurkite naują automatinio teksto įrašo skyrių šio straipsnio pradžioje, kad gautumėte daugiau informacijos apie šiuos laukus.
Spustelėkite Gerai.
Spustelėkite Taip patvirtinimo dialogo lange pasirodo, kad išsaugotumėte pakeitimus ir iš naujo apibrėžtumėte automatinio teksto įrašą.
Ištrinkite automatinio teksto įrašą
Jei nuspręsite, kad jums nebereikia arba nenorite automatinio teksto įrašo, galite jį ištrinti.
Norėdami ištrinti automatinio teksto įrašą iš statybinių elementų sąrašo, spustelėkite Greitos dalys viduje Tekstas skyrius Įdėti skirtuką ir pasirinkite Statybinių blokų organizatorius.
Aplanke pasirinkite automatinio teksto įrašą, kurį norite ištrinti Statybiniai blokai sąrašą.
Tada spustelėkite Ištrinti.
Spustelėkite Taip patvirtinimo dialogo lange norėdami ištrinti įrašą ir pašalinti jį iš sąrašo Statybiniai blokai.
Spustelėkite Uždaryti ant Statybinių blokų organizatorius dialogo langas, kad grįžtumėte į savo dokumentą.
Sutaupykite laiko ir sumažinkite klaidų naudodami automatinį tekstą
Automatinio teksto įrašai yra puikus būdas sutaupyti laiko ir sumažinti klaidas rašant „Word“. Tu taip pat gali automatizuoti „Word“ užduotis naudojant makrokomandas taupyti laiką ir padidinti našumą.
Prenumeruoti
YOU MIGHT ALSO LIKE
