Kaip sukurti nemokamą pagalbos tarnybos sistemą naudojant IssueBurner ir Gmail

El. Paštu pagrįstas užduočių valdymas buvo idėja, kuria jau kurį laiką domėjausi, ir įdiegusi naują paslaugą, vadinamą „IssueBurner“, gali būti puikus laikas rimtai apsvarstyti užduočių valdymą el. paštu. Prieš ateidamas į „IssueBurner“, aš turėjau mintį įsigyti virtualų asistentą (VA), kurį galėčiau BCC naudoti visuose mano el. pašto adresus, kuriuose yra užduotis, priminimas ar paskyrimas, ir paprašau, kad jis / ji pridėtų jį prie mano kalendoriaus, darbų sąrašo ar kitų dalykų tu. Tai tikrai bus patogus VA naudojimas, nors galbūt brangesnis nei jis yra vertas. Tačiau „IssueBurner“ automatizuoja šią funkciją nemokamai (bent jau kol kas). Manau, kad man tai patinka.

Trumpai tariant, štai kaip veikia „IssueBurner“. Galite sukurti užduotis ar problemas el. Paštu klausimai@issueburner.com. Kai tai padarysite, „IssueBurner“ automatiškai sukuria problemą, susietą su jūsų el. Pašto adresu ir visais el. Pašto adresais, nurodytais kaip gavėjai Kam: arba CC: laukas. Galite pradėti kurti problemas neužsiregistravę, tačiau sukūrę sąskaitą galite peržiūrėti savo atidarytas problemas ir pakomentuoti problemas. Yra keli pagrindiniai šios sistemos pranašumai, kurie, manau, tikrai bus sukurti bendradarbiaujant komandoms ir klientų aptarnavimo tarnyboms:

• Tai pagrįsta el. Paštu. Problemas galima sukurti ir stebėti naudojant paprastą CC :.
• Jei norite dalyvauti, jums nereikia „IssueBurner“ paskyros. Tai reiškia, kad VISI jūsų klientai ir klientai gali patekti į laivą, neišeidami iš jų per registracijos procesą (kuris vis tiek negyvas).
• Tai draugiška mobiliesiems telefonams. Jei galite išsiųsti el. Laišką, galite įrašyti problemą.
• Tai padeda atskirti tolesnius elementus nuo įprastų el. Laiškų.
• Tai veikia su bet kuria el. Pašto platforma. „Outlook“, „Gmail“ ir kiti el. Pašto klientai leidžia konvertuoti el. Laiškus į užduotis, tačiau „IssueBurner“ leidžia dalintis problemomis tarp visų el. Pašto platformų.

Jei norite gauti maksimalią ridą iš „IssueBurner“, turėsite naudoti šiek tiek kūrybiškumo. Bet viena akivaizdi programa, kuri man ateina į galvą, yra pagalbos tarnybos sukūrimas. Naudodami „IssueBurner“ galite paversti gaunamus el. Laiškus „bilietais“ ir stebėti būseną bei susirašinėjimą su klientu. Aš žudysiu du paukščius vienu akmeniu, parodydamas, kaip veikia „IssueBurner“, kai nustatote „groovyPost“karštoji linijaPagalbos tarnyba. Ant klientas pusė (arba mūsų atveju skaitytojai, nes mes neturime klientų), tai bus taip paprasta, kaip siųsti el. laišką pagalbos tarnybai, kurią sukūriau jack+help@groovypost.com. Bet ant respondentas yra šiek tiek paruoštas.

Pirmas žingsnis

Prisiregistruokite „IssueBurner“. Jums tereikia apsilankyti „IssueBurner.com“ ir paspauskite Registruotis. Nurodykite jiems savo vardą ir el. Pašto adresą ir viskas.

Atminkite, kad nebūtinai turite naudoti el. Pašto adresą, kurį naudosite gaunamų pagalbos tarnybos užklausų laukui.

Antras žingsnis

Sukurkite grupę „IssueBurner“. Iš tikrųjų galite praleisti šį veiksmą, jei planuojate skirti šią sąskaitą vienam tikslui, tačiau jei norite naudoti „IssueBurner“ kitoms organizacijoms ir pareigoms atlikti, grupė yra gera idėja. SpustelėkiteGrupės viršuje dešinėje ir paspauskiteSukurti grupę.

Įveskite grupės pavadinimą ir organizaciją. Aš pasirinkau „Pagalba“Ir„groovyPost.”

Atminkite, kad šis adresas nebus matomas visuomenei. Vietoj to, jie el. Paštu atsiųs aukščiau nurodytą adresą, kuris bus vienintelis adresas, galintis išspręsti problemas. Tai prideda apsaugą nuo šlamšto, tačiau suteikia ir profesionalesnį vaizdą, į el. Laišką įtraukdami savo domeno vardą. Dabar atkreipkite dėmesį, kad aš jį nustatiau, kad apie problemas galėtų pranešti Bet kas. Kol kas tai yra būtina, todėl galime patikrinti „Gmail“ persiuntimo taisyklę. Galbūt norėsite grįžti ir pakeisti į Tik grupės nariai vėliau.

SpustelėkiteSukurti kai baigsite.

Tada pridėkite narius, galinčius pridėti problemas. Mūsų tikslams aš pridėsiu jack+help@groovypost.com. Jei norite, galite pridėti kitų. Sako, aš taip pat galėčiau pridurti jerry+help@groovypost.com arba tammy+help@groovypost.com, jei norėčiau, kad ir kiti galėtų pateikti pagalbos prašymus (ir jei tie žmonės iš tikrųjų egzistavo). Atminkite: naudojant „Google Apps for Domains“ ir „Gmail“ paskyras nepaisoma nieko, ką pridėjote po „+“ ženklu, tačiau vis tiek galite naudoti filtravimo tikslais. Skaitykite ankstesniame mūsų pranešime, kuriame yra daugiau informacijos apie Tinkinti „Gmail“ adresai.

Paskutinis dalykas, kurį turėtumėte padaryti, yra pakeisti atsakymo adresą. Norėdami tai padaryti, paspauskite Grupės ir paspauskiteTvarkykite šalia grupės pavadinimo. Pagal Grupės nustatymai, paspauskiteKeisti šalia "Numatytasis el. Laiškas ir atsakymas į jį”. Tokiu būdu jūsų IssueBurner.com el. Pašto adresas bus privatus.

Gerai, kad dabar visi esame prisijungę prie „IssueBurner“. Eikime į „Gmail“.

Trečias žingsnis

Nustatykite peradresavimą „Gmail“. Tikslas yra persiųsti visus el. Laiškus, siunčiamus į jack+help@groovypost.com į help.groovypost@issueburner.com. Norėdami tai padaryti, pirmiausia turime patikrinti, ar esame įgalioti persiųsti pastaruoju adresu. „Gmail“, spustelėkite Nustatymai ir pasirinkti Persiuntimas ir POP / IMAP. SpustelėkitePridėkite persiuntimo adresą ir įeik help.groovypost@issueburner.comar bet ką, ką nustatėte savo grupės „IssueBurner“ paskyroje kaip.

Tai atlikęs, „Gmail“ išsiųs el. Laišką su „IssueBurner“ paskyra su patvirtinimo nuoroda. „IssueBurner“ tai grąžins jums kaip naują problemą, todėl ji turėtų būti rodoma „Gmail“ gautuosiuose. Tai taip pat galite pamatyti savo „IssueBurner“ paskyroje. Spustelėkite tai patvirtinti.

Ketvirtas žingsnis

Filtruokite pranešimus, išsiųstus į jūsų tinkintą „Gmail“ adresą. SpustelėkiteNustatymai ir pasirinkti Filtrai ir paspauskite Sukurkite naują filtrą. Lauke Kam: įveskite savo pasirinktinį el. Pašto adresą ir paspauskiteKitas žingsnis.

Galite nustatyti šias taisykles, kaip norite, bet kadangi „IssueBurner“ vis tiek praneš jums apie naujas problemas, aš norėčiau pasirinkti Žymėti kaip skaitytas ir Praleisti gautuosius. Svarbiausias pasirinkimas yra pasirinkti Persiųsti jį: ir pasirinkti help.groovypost@issueburner.com. SpustelėkiteSukurti filtrą kai baigsite.

Dabar viskas baigta. Pabandykime tai išbandyti.

Užduočių kūrimas naudojant „IssueBurner“

Dabar, naudodami mūsų sukurtą „Gmail“ filtrą ir turimą „IssueBurner“ grupę, visi el. Laiškai yra siunčiami jack+help@groovypost.com bus automatiškai paversta „IssueBurner“ problema. Laiško tema bus el. Laiško tema, o aprašymas - el. Laiško turinys. Pvz., Tarkime, kad kas nors man atsiuntė man el. Laišką apie Kaip visam laikui ištrinti „Facebook“ paskyrą.

Išsiųsdami aukščiau pateiktą el. Laišką, įvyksta du dalykai:

1. Išvada sukuriama grupėje help.groovypost IssueBurner
2. Gaunu el. Laišką, kuriame pranešama apie mane tokį.

Atminkite, kad gali prireikti kelių minučių, kol problema pasirodys.

O štai „Gmail“ ...

Atsakymas į užduotis

Jei vartotojas neturi „IssueBurner“ paskyros, jis gaus atsakymą, kuriame pranešama, kad problema gauta. Jie taip pat bus pakviesti pasirašyti.

Taigi, sakykim, atsakydami šiam skaitytojui, noriu nukreipti juos į mūsų įrašą ištrinant jūsų „Facebook“ paskyrą. Galėjau atsakyti į el. Laišką, kurį gavau iš „IssueBurner“, kad galėčiau pridėti a Komentuok. Nepaisant to, ar skaitytojas užsiregistravo, jie gaus pranešimą, kad problema buvo atnaujinta, pateikiant komentarą.

Jei jie prisiregistruoja, jie gali stebėti visus komentarus ir jų problemos būseną iš savo „IssueBurner“ paskyros.

Skaitytojas ar klientas gali atsakyti į el. Laišką pateikdamas savo komentarą ir pranešti, ar sprendimas ištaisytas, ar ne. Tai pridedama prie užduoties kaip komentaras, kurį galite peržiūrėti naudodamiesi savo „IssueBurner“ prietaisų skydeliu.

Klausimų tvarkymas ir uždarymas

IssueBurner.com galite rūšiuoti problemas pagal grupę ar būseną.

IssueBurner.com taip pat turi labai gražią svetainę mobiliesiems.

Kai problema bus išspręsta, galite ją tiesiog uždaryti naudodami „IssueBurner“ prietaisų skydelį. Apie tai bus pranešta visiems susijusiems vartotojams. Arba galite tai pažymėti kaip „VėliauKuris gali būti naudingas, jei sprendimo laukiama ir norėtumėte imtis tolesnių veiksmų, kai jo bus.

Be to, čia galite pastebėti, kad pridėjau Vidinis komentuoti. Tai matys tik grupės nariai ir administratoriai. Taigi, jei, pavyzdžiui, norite paskambinti klientui apgaulės būdu arba liepti kiekvienam nekreipti dėmesio į jo prašymus, galite tai padaryti pateikdami vidinį komentarą, ir jie nebus protingesni.

Išvada

Kaip jau minėjau, tai tik viena „IssueBurner“ programa. Tai galite naudoti bendradarbiaudami su grupėmis arba patys stebėdami užduotis. Pvz., Jei norite priminti sau, kad seka kontaktą, jei jis neatsako, bet nebūtinai norite, kad jie matytų jūsų „IssueBurner“ problemas, galite apsilankyti BCC klausimai@issueburner.com. Arba galite naudoti tai, kad galėtumėte sekti sąskaitas faktūras ir sąskaitas pagal CC klausimai@issueburner.com kiekvieną kartą, kai jums el. paštu atsiųs apskaitos skyrių. Jei esate protingas ir organizuotas, „IssueBurner“ gali būti jūsų produktyvumo laimėjimas.

Atminkite, kad „IssueBurner“ yra šiuo metuLaisvas, ir liks laisvas, kol bus beta versija. Webyog, bendrovė, kuri pagamino IssueBurner ir „CloudMagic“, pažada, kad prieš įvesdami kainodaros struktūras, jums praneš apie tai 60 dienų. Jie nežino, kaip tai gali atrodyti ateityje, bet greičiausiai turės nemokamą ir mokamą versiją.

P.S. Aš tikrai sukūriau šią sistemą, todėl, jei turite klausimų, rašykite man el. Paštu jack+help@groovypost.com arba patikrinkite mūsų forumas.