Kas yra „Outlook PST“ failai ir kodėl juos naudoti… ar ne?

Paaiškintojas

AutoriusSteve'as Krause'as

Paskutinį kartą atnaujinta2021 m. spalio 27 d

Beveik visi, su kuriais kalbu darbe, skundžiasi savo įmonės el. pašto paskyros dydžiu. Paprastai tai nėra problema (tačiau žmonės vis tiek skundžiasi), nes kai pašto dėžutė artėja prie savo ribos, dauguma pašto serveriai (pvz., „Microsoft Exchange“) įspės vartotoją, kad jis galėtų išvalyti pašto dėžutę prieš serveris vykdo riboja jų dydį, apribojant siuntimą / gavimą iš serverio.

Dabar viskas „Fine“ ir „Dandy“ IKI… išvykstate atostogauti kelioms dienoms, ateina ir išnyksta tie įspėjimai apie el. laiško dydį, o tada – bam! Jūsų pašto dėžutė pilna, todėl nebegalite siųsti / gauti el. laiškų iš savo mobiliojo telefono ar net iš OWA (Outlook Web Access). Aš sulaukiau skambučio milijoną kartų. Mano iPhone negali siųsti el. laiškų, padėkite!

• Taigi, ką daryti?
• Ar yra sprendimas dėl šių nepakankamo dydžio pašto dėžučių?
• Ką turėčiau daryti prieš išvykdamas atostogų?

Dabar supažindinu jus su liūdnai pagarsėjusiu (pagal IT) Outlook PST failas.

Kas yra Outlook .PST failai?

• „Outlook“ duomenų failus arba „Microsoft Outlook“ .PST failus (kaip jie labiau žinomi) galima sukurti naudojant „Microsoft Outlook“, kad galėtumėte perkelti arba kopijuoti el. laiškus ir priedus iš savo serverio pašto dėžutės paskyros į vietinę PC. Iš esmės tai yra vietinis archyvo arba saugyklos failas, kurį sukuriate, kad saugotumėte el. paštą ir priedus kompiuterio standžiajame diske, USB atmintinėje arba serverio bendrinimo vietoje (atsižvelgiant į tai, kur jį kuriate ir saugote).

Kiek galite saugoti Outlook .PST failų?

• Iki Outlook 2003/2007 .PST failai galėjo saugoti tik 2 gigabaitus el. pašto ir priedų. Naudojant "Outlook 2003" ir "Outlook 2007", formatas pasikeitė, todėl .PST failai gali padidėti iki daugiau nei 20 gigabaitų, nebent numatytasis konfigūracija pakeista.
• Sąžiningai, neleiskite jiems gauti 20 koncertų. Tai yra daug geriau .PST failus laikyti ne didesniais nei keli koncertai. Jei jums reikia daugiau vietos saugykloje, sukurkite naują .PST failą, o ne kurkite didelis .PST archyvai. Kuo didesni .PST failai, tuo didesnė tikimybė sugadinti ir prarasti duomenis (be to, tuo sunkiau bus sukurti atsargines blogųjų berniukų kopijas). Galite pridėti kuo daugiau .PST. failus į „Outlook“ klientą, kaip jums reikia, todėl tiesiog logiškai atskirkite el. paštą iš kelių .PST failų, jei reikia saugoti daugiau nei keletą senų GIG paštu.
• PATARIMAS – jei naudojate .PST failus seniems el. laiškams archyvuoti, suglaudinkite juos po to, kai į juos nukopijuosite visus senus duomenis. Laiškas dažniausiai yra tik tekstas, todėl LABAI gražiai suspaudžiamas.

Kaip sukurti Outlook .PST failus?

• Tai PAPRASTAS, čia yra keletas vadovų Outlook 2007, 2013, ir 2016.

Kodėl naudoti / kurti .PST failus? Privalumai?

Pašto dėžutės dydis

• Prisimeni pirmąją šio straipsnio pastraipą? Dauguma el. pašto administratorių riboja įmonių pašto dėžučių dydį. Kuo didesnė pašto dėžutė, tuo daugiau vietos diske jiems reikia, tuo daugiau reikia kurti atsargines kopijas IR DAUGIAU LAIKO atlikti atsargines kopijas.
• Jei esate el. pašto siuntėjas (kaip ir aš), 200 megabaitų pašto dėžutė jos nesumažės. Štai kur atsiranda .PST failai. Tiesiog sukurkite .PST failą ir nuvilkite į jį el. laišką. Jie veikia kaip įprastas „Outlook“ pašto dėžutės aplankas. Vilk ir numesk. Tai paprasta! Forumas>.
• Naujausios „Windows Search“ versijos indeksuoja jūsų pašto dėžutę IR visus vietinius .PST failus (konfigūruojami) kurios leidžia beveik akimirksniu pasiekti visus el. laiškus naudojant „Microsoft“ integruotas paieškos funkcijas Outlook.

Atsarginė kopija ir atkūrimas nelaimės atveju

• Jei neturite (arba nepasitikite) el. pašto administratoriaus, kuris reguliariai daro atsargines jūsų el. pašto serverio kopijas, tada nukopijuokite el. laišką (taip, jums nereikia Perkelkite laiškus į .PST failus, taip pat galite nukopijuoti) į vietinį .PST failą yra greitas ir paprastas būdas užtikrinti, kad el. paštas būtų atkurtas serverio DR. scenarijus.

Perkeliamumas

• Dėl .PST failų el. paštas yra nešiojamas. Pavyzdžiui, tarkime, kad norite perkelti el. laišką iš vienos pašto dėžutės į kitą. Pavyzdžiui, galbūt keičiate darbą ir norite atnešti seną el. O galbūt keičiate prieglobos teikėją. ARBA galbūt norite nukopijuoti savo asmeninį ir darbo el. paštą į .PST failą, laikyti jį mažame USB diske ir visada su savimi. Kaip jau sakiau, .PST failai išlaiko paštą labai nešiojamus. Taip, ir GMAIL paskyra, bet šis straipsnis ne apie GMAIL :)

Saugumas

• Ar žinojote, kad beveik neįmanoma sekti / patikrinti, ar IT specialistas / skyrius skaito jūsų el. „Skelbtino“ arba „konfidencialaus“ el. pašto perkėlimas iš el. pašto / „Exchange“ serverio į vietinį .PST failą padidina saugumo lygį.
• Pastaba: Dauguma IT skyrių turi galimybę paimti jūsų .PST failus jums to nežinant tiesiai iš standžiojo disko darbe. Dėl šios priežasties būtina užtikrinti papildomą kompiuterio standžiojo disko apsaugą. Netrukus parašysiu straipsnį šia tema, bet kol kas pažiūrėkite tai straipsnis. Tai šiek tiek „GEEKY“, todėl netrukus pateiksiu straipsnį, kuriame paaiškinamos kelios .PST failų apsaugos parinktys.

Kokie yra .PST failų naudojimo trūkumai?

Nuotolinis prisijungimas

• Kai paštas yra persikėlė į .PST failą, jis nebebus pasiekiamas serveryje naudojant nuotolinės prieigos programas, pvz., OWA arba mobiliuosius telefonus, kurie sinchronizuojami su jūsų pašto dėžute. Norėdami pasiekti el. laišką .PST failuose, turėsite naudoti visą Microsoft Outlook Client. Tokiose situacijose gali padėti mažas USB diskas. Tačiau tai vis tiek nėra taip patogu, kaip palikti el. laišką serveryje.

Žmonės jums nepatiks ir gali būti, kad galite prarasti darbą

• .PST failai laikui bėgant (atsižvelgiant į tai, kiek el. laiškų gaunate/saugote) gali užimti DAUG vietos jūsų vietiniame kompiuteryje arba serverio bendrinimo įrenginyje, priklausomai nuo to, kur juos saugote. IT vaikinai nekenčia visko, kas verčia juos dirbti su bet kuo, nebent tai kuria savo gyvenimo aprašymą, todėl kur nors įdėjus daug duomenų, dėl kurių reikės nusipirkti daugiau vietos diske, jie nusimins.
• Įmonių teisės ir dauguma įrašų valdymo skyrių nemėgsta .PST failų, nes jie leidžia galutiniam vartotojui lengvai nepaisyti arba apeiti įmonės dokumentų saugojimo / naikinimo politiką.
• Įmonių informacijos saugos komandos taip pat nemėgsta .PST failų, nes jei Legal kada nors jų paprašys atkurti duomenis ieškiniui ar teismo šaukimui, .PST failai gali padidinti duomenų sąnaudas ir pastangas atsigavimas.

Sistemos ir smegenų veikimas

• Kuo daugiau el. pašto turite, tuo daugiau el. laiškų jums ir jūsų kompiuteriui reikia sekti ir apdoroti.
• Kadangi daugiau el. laiškų ir priedų indeksuojama naudojant „Windows“ paiešką (arba kitą el. pašto / sistemos indeksavimo priemonę), jūsų indeksas bus didesnis, IR paieškos užtruks ilgiau.

Taigi, tikiuosi, atsakiau į visus jūsų klausimus apie „Microsoft Outlook“ .PST failus ir aptariau keletą aukšto lygio „už“ ir „prieš“. Bet jei ką nors praleidau, nedvejodami palikite komentarą arba paskelbkite savo klausimą mano svetainėje forumas.

Kaip

Kaip rasti „Windows 11“ produkto kodą

Jei jums reikia perkelti „Windows 11“ produkto kodą arba tiesiog jo reikia švariai įdiegti OS,...

Kaip

Kaip išvalyti „Google Chrome“ talpyklą, slapukus ir naršymo istoriją

„Chrome“ puikiai išsaugo naršymo istoriją, talpyklą ir slapukus, kad optimizuotų naršyklės veikimą internete. Jos kaip...

Pasiūlymai

Kainų suderinimas parduotuvėje: kaip gauti kainas internetu perkant parduotuvėje

Pirkimas parduotuvėje nereiškia, kad turite mokėti didesnę kainą. Dėl kainų atitikimo garantijų galite gauti nuolaidų internetu apsipirkdami...